La mise en place de la démarche iXa

l'iXa® est un outil complet de mesure de l'ambiance de travail.

Vous retrouverez ici les étapes de son déroulement.

ixa

iXa : La mise en place de la démarche

La démarche iXa se base sur un outil de recueil appelé relevé de situation (à distinguer d’un questionnaire). La différence se trouve dans le fait que nous relevons des faits psychologiques et non un indice de "satisfaction" ou une opinion.

Ces relevés de situation peuvent être effectués via un ordinateur ou un smartphone disposant d’internet. Une passation par format papier est également possible, mais augmente le délai de traitement des données.

Avant de commencer une campagne de relevé de données, il est primordial de réaliser une communication soignée, adaptée au profil de l’entreprise. Les responsables de service / managers doivent comprendre et s’approprier la démarche avant de la communiquer à leurs équipes.  Dans cette optique, nous leur fournissons des outils simples à mettre en place.

Pour coller à la réalité de l’entreprise, et  lui apporter une expertise sur mesure, nous visons un taux de remplissage idéalement situé autours de 90% (ou plus).  

Ces relevés sont consolidés par des entretiens dits « de validation ». Ces entretiens individuels ou en groupe, d’une durée comprise entre 20 minutes et 1h, sont d’une importance capitale.  Ils permettent en effet de rencontrer un échantillon de salariés pour "afficher en 3D ce que l’on constate en 2D" avec les relevés ; autrement dit pour maintenir la démarche dans sa dimension proprement humaine et l'adapter à la culture de l'entreprise.

Rapide, exhaustif et sérieux, ce système va permettre d’installer une mesure continue « à la carte ». Après la première mesure de référence, des mesures par « carottages » sur un thème ou un service donné sont possibles chaque fois qu'on le souhaite.

La question de la confidentialité est garantie par le cabinet au travers d’une « charte tripartite ». Elle engage la direction de l’entreprise, le salarié et le cabinet Montgolfière Management sur la sécurité professionnelle de chaque salarié. Le cabinet Montgolfière Management est le seul à pouvoir accéder à l’ensemble des données. La restitution à l’entreprise se basera sur des données globales, par service, par métier, par site. La souplesse de notre outil permettant de s’adapter au mieux à chaque profil d’entreprise.

Sommaire :

  • Les étapes de mise en place et de déroulement
  • Le recueil des informations
  • La confidentialité et la charte tripartite

les étapes de la démarche

Les étapes de mise en place et de déroulement :

  1. Prise de contact : Information directe auprès des instances de direction et des instances de représentation du personnel.
  2. Communication auprès des salariés en ligne. Mise en place d’un comité de pilotage*.
  3. Contact avec les préventeurs institutionnels (Médecin du travail, responsable Qualité Sécurité Environnement, groupe de travail ou de pilotage etc…).
  4. Gestion de la confidentialité par la signature d’une charte tripartite.
  5. Mise à disposition du relevé iXa® en ligne.
  6. Analyse qualitative et quantitative des données. 
  7. Restitution du rapport de synthèse sur l’entreprise dans son ensemble avec interprétation et orientation souhaitable des plans d’action.
  8. Mise en place ou adaptation du DUERP onglet RPS. Grille des risques.
  9. Accompagnement de la restitution service par service
  10. Préconisations spécifiques à votre entreprise.

Communication

  • Elle s’effectue en présence des membres du cabinet pour la direction et le comité de pilotage*. Des outils sont à disposition pour la communication aux salariés (vidéo, slides, documents écrits, etc…)

Prévention : mise en place d’un plan de vigilance 

  • Formation d’un groupe de pilotage*.
  • Formation de « VIJI » mise en place d’une cellule de vigilance*.
  • Formation des équipes au modèle de « l'identité professionnelle » *.

Perfectionnement par conférence/formation à la demande 

  • Formation : « La gestion des personnalités difficiles et dangereuses au travail ».
  • Formation : « Comment manager l’engagement des collaborateurs ».
  • Formation : « Les aspects psychologiques du management ».
  • Formation : « Dépression et burn-out dans l’entreprise. Arrêter l’épidémie ? ».
  • Formation : « Gérer son stress et celui de ses collaborateurs. Comprendre et agir ».
  • Conférences sur thèmes : « psychologie managériale » pour Animation Séminaire en intra.

Accompagnement 

  • Présence d’un consultant sur place pour accompagner la passation des relevés.
  • Entretien clinique de validation.

Option d’accompagnement

  • iXa® de rappel à un an pour évaluer le différentiel et les résultats des plans d’actions. *
  • Mise en place d’un système d’évaluation continue permanent et suivi des données par le cabinet.   
  • Mise à disposition d’un système d’alerte individuel avec entretien sécurisé (45 mn + gestion)*.
  • Suivi des difficultés et alerte aux instances le cas échéant, organisation des actions.
  • Supervision régulière de la cellule de vigilance*.  
  • Ateliers de management et développement des pratiques.

Option Expertise 

  • Repérage et analyse des incidents critiques significatifs.
  • Évaluation de personnalités difficiles, harcèlement.
  • Qualification d’une situation de harcèlement.

Option communication

  • Restitution d’un rapport complet détaillé quantitatif et qualitatif commenté. (Analyse exhaustive de toutes les données, entretiens complémentaires).
  • Livret relié du rapport et jeu de slides pour présentation de type « actionnaires », « Due diligency ».

receuil des informations

Le recueil des informations

Rapide, fiable & exhaustif, un relevé permet de se situer sur des thèmes essentiels qui constituent le lien au travail et l’ambiance de travail. Ce relevé permettra à chacun de citer des éléments psychologiques factuels vécus dans les situations professionnelles.

Déroulé de la passation des relevés « iXa » des appuis et carences : Notre challenge avec l’entreprise est d'obtenir un premier relevé de référence avec une participation d’au moins 90 % du personnel.  Ce taux permet d’obtenir l’exhaustivité pour le relevé initial. La mesure peut ensuite être réitérée (annuelle, bi-annuelle, mensuelle, etc.)

Remplissage :

Remplir le relevé est très simple et rapide. Il suffit de quelques minutes. Deux façons de le remplir en fonction de la possibilité d’accès à l’informatique :

  • En ligne, sur papier, accompagné par un consultant du cabinet.
  • Sur n’importe quel appareil connecté à internet (ordinateur, tablette, smartphone)

Interviews :

Ces entretiens individuels (1 h environ) sont d’une importance capitale.  Ils permettent en effet de rencontrer un échantillon des personnels travaillant dans l’entreprise pour « afficher en 3D ce que l’on constate en 2D avec les relevés ». Autrement dit pour maintenir la démarche dans sa dimension proprement humaine. Les interviews visent entre autres la vérification, la confirmation des hypothèses / l’approfondissement de la culture de l’entreprise / la perception d’éventuels incidents critiques. Dans certains cas, des entretiens de groupes peuvent être réalisés. Les personnes interviewées sont des volontaires, et / ou des personnes sollicitées pour leur expérience et connaissance de l’entreprise. Dans certains cas, elles pourront être tirées au sort au sein d’un échantillon contrasté (c’est-à-dire cherchant la diversité plutôt que la représentativité statistique).


confidentialité

Confidentialité et charte tripartite

1 - Charte sécurité professionnelle du cabinet

La confidentialité peut dans un premier temps être entièrement à la charge du cabinet qui propose sur ce sujet une charte qui lui sera opposable. Avec le temps et l’habituation de l’entreprise à traiter de la vigilance sur la RPS QVT, le cabinet s’effacera progressivement pour laisser le dialogue s’inscrire dans la culture de l’entreprise. Les données brutes parviendront au cabinet qui appliquera, dans la restitution, tous les principes de sécurité professionnelle.

2. Charte de vigilance de l’entreprise :

L’entreprise manifeste sa place dans le dispositif par sa charte de vigilance.  (Principe d’immunité du signalement, d’immunité vis à vis des initiatives de vigilance, accès aux informations sur les résultats).

3. Charte d’authenticité pour le personnel.

Chaque personne dans l’entreprise fait preuve de mesure et rapporte ses éléments d’inquiétude personnelle, sans manipulation ni mensonge.



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Cabinet Montgolfière Management

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Roland GUINCHARD 06 07 60 38 27

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